Сотрудники предприятий независимо от сферы деятельности работают по инструкциям, предписанным по специальностям, также выполняют ряд обязанностей, которые на них возложены.
В основном рабочий процесс осуществляется непосредственно на месте, но иногда необходимо отрываться от процесса производства для улучшения и оптимизации работы, отправив в командировку передовых специалистов.
Для командировок, руководители предприятий заранее закладывают суммы расходов, а исходя от финансового состояния, зависят размеры суточных выплат. Выплаты, командированных сотрудников на порядок выше рядовых, это объясняется полевой работой, повышенными обязанностями и ответственностью возложенного задания, и необходимостью перемещаться на дальние расстояния. Суммы выплат за командировки прописываются в регламентных распоряжениях по предприятию и учитываются в статье расходов по организации.
Основные критерии расчета суточных в 2017 году:
- В командировке суточные выплаты рассчитываются исходя из количества дней сотрудника в отъезде, первым днем принимается в расчет отправка к месту назначения, а последним днем прибытие на зафиксированное за ним рабочее место;
- Дополнительные затраты, возникшие в пути или процессе передвижения, подтвержденные бумагами и квитанциями, также возмещаются;
- Сверхурочное пребывание в служебной поездке, если дни командировки попали на праздничные или выходные, оплачиваются по двойному окладу.
- В среднем командировочные рассчитываются по количеству отработанных дней в командировке, оплаты за проживание в гостиницах или отелях и бытовых суточных расходов.
Вариации изменений размеров расходов на командировку
Для правильного расчета размера командировочных, руководство определяет доверенных лиц, на которых возлагается ответственность в командированной работе. Сотрудники, имеющие длительный стаж работы на предприятиях и осуществляющие деятельность на официальных основаниях, путем заключения трудового договора с руководством, имеют преимущества перед другими работниками для командировок, как по стране, так и за рубеж. Экспедиторы, почтальоны и курьеры, а также другие специалисты, по роду деятельности вынуждены часто передвигаться, не относятся к командированным работникам. Расходы, относящие к выплатам по командировкам:
- Заработная плата, начисляется постоянно, вне зависимости от возникновения внеплановой или срочной командировки, требующей участия за пределами фирмы;
- Транспортные расходы по перемещению на объект командировки, так и по периферии, при наличии билетов и квитанций, за исключением такси;
- Расходы по проживанию в гостиницах или отелях, в стоимость могут включаться питание и личные потребности, что также подтверждается документально;
- Не однодневная командировка, подразумевает выплаты суточных расходов, заложенных в бюджете командировки, в случае превышения лимита, разница не возмещается;
- При необходимости оформления документов для заграничных командировок, осуществляются выплаты по расходам на их оформление, также провоз багажа и обмен валюты;
- Коммуникационные расходы по телефонной связи, интернет конференции и доклады руководству на местах;
- Посещение тематических платных мероприятий, связанных со сферой деятельности, вытекает в дополнительные расходы, которые возмещаются в полном объеме. Также по приказу руководства, оформляются страховки.
Возмещение командировочных расходов
По возвращению на основное рабочее место, сотрудник составляет авансовый отчет, с документами по расходам. По заложенным лимитам предприятия на командировки и оригиналами затрат подтвержденными документально, происходит калькуляция командировочных расходов. Все расходы, не превысившие лимит, возвращаются служащему, в противном случае компенсация не производится.
Особое внимание уделяется заграничным командировкам, так как здесь заранее необходимо оформлять выездные документы, визы и страховку. Иметь в наличии конвертируемую валюту, и средства на дополнительные расходы.
Готовясь отправиться в командировку, сотрудник может самостоятельно произвести расчет средств, необходимых для поездки. Главными составляющими для расчета берется стоимость проезда, проживания в гостинице, бытовые расходы и возможные незапланированные траты, возникающие при непредвиденных обстоятельствах.