Оформление документов в гостинице

Если вы являетесь туристом или просто проезжим гостем какого-либо города, то, остановившись в местной гостинице, и не задумаетесь об оформлении там каких-либо документов помимо стандартной процедуры при заселении: предъявление паспорта и распечатки брони (обычно подтверждение о бронировании отправляется в электронном виде), заполнения анкеты гостя. Однако для сотрудника, который был отправлен в командировку по делам фирмы, данный пункт является очень важным, поскольку по возвращении в течение трех дней ему будет необходимо отчитаться перед бухгалтерией о расходах, понесенных в своей деловой поездке.

Какие документы необходимо оформить в отеле, подтверждающие ваши расходы на проживание, и для чего это нужно?

В том случае, если в компании отсутствует ответственный сотрудник за организацию служебных поездок, поиск гостиницы, ее бронирование и оплату, вам придется делать это самостоятельно. Для возвращения вам денежных средств, потраченных на проживание во время командировки, нужно будет предъявить в бухгалтерию чеки с гостиницы с подтверждением вашего проживания в определенные даты.

Если гостиница использует контрольно-кассовую технику, то достаточно будет выдать вам кассовый чек с приложенном к нему документом, в котором есть данные о проживающем лице. Здесь следует обратить внимание на даты вашего заезда в номер и выселения из него, чтобы они соответствовали датам прибытия и отбытия, указанных в ваших транспортных чеках.

Если отель не использует контрольно-кассовый аппарат, то должен будет оформить вам бланк строгой отчетности. Форма данного документа разрабатывается каждой гостиничной организацией самостоятельно. Называться он может по-разному: гостиничные чеки, ваучеры, квитанции и т.п.

Главное в этом случае – не название документа, а данные, которые обязательно должны быть в нем указаны:

• наименование документа
• номер документа (состоящий из 6 знаков)
• серия документа
• название организации, предоставляющей услуги
• местоположение организации
• ИНН
• Печать организации, выдающей бланк

Вторым важным моментом является то, что такой документ не изготавливается на обычной бумаге путем выведения информации на принтер. Подлинностью документа служит типографское изготовление бумаги или изготовление бумажного носителя бланка автоматизированными системами с отличительными знаками, обеспечивающими ее защиту от подделок и подлинность.

В любом случае, обычно у вас есть возможность ознакомиться с гостиницей заранее (посредством интернет) и получить все необходимые сведения. Перед бронированием и оплатой номера вы можете связаться с администрацией отеля и уточнить, какие именно документы и в какой форме они могут выдать вам для подтверждения вашего пребывания там, а затем проконсультироваться с работниками бухгалтерской службы вашей организации.

Если же вы не сумели сделать этого заранее, а при выезде из гостиницы персонал на ресепшн отказывается выдать вам соответствующий документ, то, к сожалению, требовать чего-то обычно бессмысленно. Единственное, вы можете попробовать убедить переделать документ в нужную вам утвержденную форму, ссылаясь на Постановление правительства РФ от 09.10.2015. о новых Правилах оказания гостиничных услуг, в котором прописаны нюансы выдачи данной документации гостиницами. Поэтому еще раз призываем подходить к командировке ответственно и заранее планировать ваше местопребывание в чужом городе, тем более что в настоящее время заблаговременно узнать и подобрать для себя оптимальную гостиницу онлайн не представляет никакой трудности.