В последнее время правила для оформления командировочной отчетной документации менялись неоднократно. Но сегодня эти правила значительно упростились как для работника, так и для работодателя. Тем не менее, важно строго их придерживаться.
Основные правила оформления учетной документации
Согласно общим правилам, которые были установлены в статье за номером 168 ТК РФ, в случае назначения работника в командировочную поездку, работодателем должны возместиться ему такие расходы, как:
- Проездные расходы;
- на найм жилого помещения;
- так называемые суточные расходы (в них входит и питание);
- а также прочие финансовые расходы, согласованные с директором и бухгалтерией.
Порядок выплат, как и размеры возмещенных расходов, связанных со служебной поездкой, определяются коллективным договором или же локальными нормативными актами компании.
Документальное оформление командировочной поездки в себя включает три этапа:
- подготовку документов для направления работника в служебную командировку;
- сбор подтверждающих документов;
- а также предоставление авансового отчета.
Что же касается требований к оформлению конкретных документов, то вот они.
Авансовый отчет. Работник предоставляет его не позднее 3-х дней после возвращения. В него входят документы, подтверждающие расходы:
- те или иные бланки строгой отчетности;
- всевозможные квитанции;
- кассовые и товарные чеки;
- билеты.
Требования к проездным документам. Они являются подтверждением произведенных транспортных расходов. При этом к билету на самолет прикладывается посадочный талон.
Оплата проживания в командировке – это основная статья расходов. В документы для отчетности входят квитанции, а также бланки строгой отчетности (с выделенными НДС и реквизитами гостиницы). Не компенсируются следующие расходы:
- питание, так как оно включено в так называемые «суточные»;
- посещение саун или бассейнов в гостинице;
- дополнительное обслуживание в номере;
- походы в фитнес-центр и др.
Суточные начисляются бухгалтерией после предоставления работником квитанции на проживание в городе. При этом в расчет берутся как рабочие дни, так и выходные. Размеры суточных выплат обычно определены в локальных нормативных актах предприятия.
Что грозит за несоблюдение
В случае, если не были соблюдены все правила оформления указанной документации, то работнику это может грозить отказом в возмещении расходов в командировке. В отдельных случаях администрация предприятия может даже наложить штраф или выговор сотруднику.
А вот что касается самого предприятия, то, поскольку данные документы относятся к строгой отчетности в плане налогового обложения, даже самое незначительное расхождение в суммах может послужить причиной для наложения на предприятие или руководителя крупных штрафных санкций.