Перед тем как отправиться в командировку нужно подготовить следующие командировочные документы:
— приказ о направлении работника компании в служебную командировку, подписанный директором;
— для направления служащего в командировку, ему выдается служебное задание и бланк об отчете, который заполняется по прибытии из командировки;
— если служащий направляется в командировку в регионы России или страны СНГ, то ему выдается командировочное удостоверение.
Командировочные документы, перечисленные выше, распространяются на всех сотрудников, включая руководителей. После того, как сотрудник вернулся в компанию, он должен оформить авансовый отчет, а также дооформить уже имеющиеся на руках командировочные документы. К ним относятся отчет о выполнении служебного задания, бланк которого находится на оборотной стороне служебного задания и командировочное удостоверение.
При оформлении авансового отчета к нему необходимо приложить различные квитанции, бланки проездных документов и т. д. Финансовый отчет подкрепляется квитанциями, счетами за гостиницу, проездными документами, причем подача этих документов должна быть осуществлена в трехдневный срок. Работодатель принимает авансовый отчет и оплачивает расходы. Если сотрудник прибыл в выходные дни на место работы, то трехдневный срок необходимо отсчитывать, начиная с первого рабочего дня.
Работодатель компенсирует расходы командировочному по следующим позициям:
— суточные. Сумма суточных расходов начисляется в зависимости от возможностей той или иной компании;
— расходы по съему квартиры или гостиницы;
— расходы по оплате проезда до места командировки и назад;
— прочие расходы, которые оплачивает работодатель по предварительной договоренности.
Командировочные документы, их перечень, закрепляется в коллективном договоре или ином документе, который относится к локальным нормативным документам. Нигде нормативно не закреплено, какие документы необходимо предоставить для авансового отчета. Предоставлять различные документы, кроме подтверждающих, нет необходимости.
Суточные расходы не требуют никаких подтверждающих документов, достаточно предоставить лишь командировочное удостоверение. Чеки и квитанции предоставлять нет необходимости. Если командировка планируется за границу, то сотрудник должен также в отчете приложить ксерокопии страниц загранпаспорта, где отображен факт пересечения границы.