Сегодня очень многие предприятия посылают своих работников в командировки. Можно к этому относиться по-разному, но практически каждому приходилось за более-менее продолжительный период своей работы хотя бы однажды побывать в командировке.
Для чего предназначается командировочная документация
Документы для командировки предназначаются главным образом для того, чтобы:
- Подтвердить факт отправки служащего в командировочную поездку;
- Подтвердить проделанные служащим расходы в период командировки.
Трудовое законодательство указывает, какого рода документацию должен оформлять как представитель организации для отправки работника в командировочную поездку, а также какие документы тот должен предъявить в бухгалтерию по возвращении.
При этом работник в праве потребовать возмещения своих командировочных расходов, если они были обоснованно превышены сверх выделенных ему денежных средств на поездку.
Командировочная документация
Какие документы должен оформить руководитель предприятия перед отправкой своего сотрудника в командировочную поездку:
Собственно, приказ о командировке с указанием цели поездки, предполагаемых сроках командировки;- Табель учета рабочего времени – с выставлением соответствующих отметок;
- Авансовые отчеты работника, направленного в командировку;
- А также иную документацию, которая может быть определена внутренними распорядками предприятия.
Также работнику должно быть выписано командировочное удостоверение.
В свою очередь, по окончании своей поездки работник обязан предъявить:
- Кассовые чеки, подтверждающие факт проживания в гостинице. Если работник был вынужден снимать частное жилье, то в этом случае прилагается договор об аренде жилого помещения между съемщиком и арендодателем;
- Документы, подтверждающие расходы на коммуникацию – на телефонные звонки, пользование почтой и т.д.;
- Чеки, подтверждающие оказание тех или иных услуг, необходимых для достижения целей командировки. Сюда же включены чеки на питание и прочие сопутствующие расходы;
- Проездные документы;
- Чеки с АЗС – в том случае, если поездка проходила на автомобиле.
Работник может потребовать возмещение иных расходов, не указанных в приведенном выше списке. Однако рекомендуется такую возможность заранее оговорить с начальством и работниками бухгалтерии.
Так как любые организации должны строго вести учет всех командировочных расходов, вся отчетная документация и отчеты сотрудников о проделанной командировке относятся к обязательным. Лишь они могут служить причиной для оказания компенсации предприятием средств, потраченных в командировке. Проделанные расходы работников учитываются в регулярных налоговых отчетах. Даже самое незначительное расхождение между фактическими и указанными в отчетной документации сведений относительно затрат грозят внушительными штрафными санкциями предприятию.
В том случае, если подтвержденные данные о командировочных расходах отсутствуют, то в бухгалтерском отделе предприятия в праве отказать сотруднику в выплатах. Все проведенные финансовые обороты в период командировки должны быть отражены в бухгалтерских отчетах с документальным подтверждением.
Документы на оплату следует заполнять с указанием точных реквизитов предприятия.