В самых разных целях компания может направить своего сотрудника в служебную поездку в другую местность – иным словами, в командировку. При этом, разумеется, такие поездки связаны с определенными финансовыми расходами. И работник в праве потребовать возмещения трат.
Однако далеко не все траты, произведенные в период командировки, подлежат возмещению. Так какие же именно чеки рекомендуется сохранять во время командировочной поездки?
Какие чеки требуется сохранять
Поскольку главной расходной статьей для любой бухгалтерии является в данном случае оплата за проживание сотрудника, то логично будет предположить, что в первую очередь сохранению подлежат кассовые и фискальные чеки, выданные гостиницей. При этом такой чек должен быть выпущен по установленной форме и содержать определенную информацию:
Businesswoman Sitting in a Train With a Laptop on a Tableнаименование и реквизиты гостиницы;
ее ИНН;
порядковый номер чека в шестизначном формате;
дата выдачи чека;
номер кассовой ленты;
серийный номер кассового аппарата;
даты пребывания работника в гостинице;
наименование оказанной услуги.
Также должна содержаться сумма выплаты работником денежных средств за оказанные услуги. Только в том случае, если вся приведенная выше информация имеется на чеке, он может быть действителен и послужить причиной для возмещения понесенных затрат.
Что же касается чеков за оказание иного рода услуг, например, химчистка, вызов такси, использование иных платных гостиничных сервисов и обслуживания номеров, то чеки за все это сохранять не имеет смысла. Данные услуги не предусматриваются к возмещению, если не будет доказано, что они были вызваны производственной необходимостью.
Чеки из точек общепита также сюда не входят, так как стоимость питания изначально включена в так называемые суточные. Но в отдельных случаях – опять же, если будет доказана производственная необходимость, — и такие чеки можно будет сохранять.
Правда, следует заранее оговорить данный вопрос и с руководством предприятия, направившего работника в командировочную поездку, и с бухгалтерией.
Если работник отправился в командировочную поездку на своем личном автомобиле, то рекомендуется также сохранить чеки с заправочной станции. Кроме горючего, предприятия может оплатить также расходы на моторное масло и на расходные детали для автомобиля. Впрочем, последнее встречается довольно редко. Но, если пришлось в дороге отремонтироваться, то сохранить чек из автосервиса будет не лишне.
Также необходимо предоставить чек из транспортных компаний, осуществляющих перевозку работника к месту командировки. В данном случае, это, как правило, билет. В случае с полетом на самолете потребуется приложить посадочный талон.
Если же чек был утерян, но восстановить его можно, если только напрямую обратиться к организации, оказавшей ту или иную услугу работнику.
Правда, следует заранее оговорить данный вопрос и с руководством предприятия, направившего работника в командировочную поездку, и с бухгалтерией.