Согласно трудового законодательства, при направлении в командировку, работнику должны компенсировать суммы расходов связанных с проездам и проживанием. За работником на время командировки сохраняется его рабочее место, средняя зарплата и выплачиваются суточные. Размер суточных определяется специальным положением, но не может быть меньше минимально установленного в государстве.
При командировке заграницу, размер суточных обычно больше, чем внутри страны. Командировкой называют направление работника в другой населенный пункт, для выполнения его должностных обязанностей. Срок командировки ограничивается 30 днями.
Перед тем как отправить работника в командировку работодатель обязан выдать приказ про направления работника, в котором указать местность, в которую отбывает работник, срок и цель поездки. Так же иногда в этом приказе указывается способы транспортировки.
При этом внутри предприятия должны действовать разработанные положения, которые определяют, какие отчетные документы для командировочных, должны быть ими предоставлены в бухгалтерию для компенсации расходов. В случаях, когда регламентов нет, работнику необходимо знать перечень подтверждающих отчетных документов для командировочных, в состав которого входят:
- Командировочный лист, в котором отмечается прибытие и отбытие работника, заверяемое подписью уполномоченного представителя и скрепляемое печатью (штампом);
- Билеты, подтверждающие затраты работника на транспортировку. Причем даты указанные в билетах должны точно соответствовать дате убытия и возвращения из командировки, с учетом времени проведенного в дороге;
- Чек или квитанция, подтверждающий расходы на жилье, в котором необходимо указание даты момента выдачи чека, совпадающего либо с моментом отбытия из командировки, либо (в случае если чеков несколько) совпадающего по датам со сроками командировки;
- Выписка (копия) про государственную регистрацию предприятия выдавшего чек или квитанцию
- Кроме предоставления отчетных документов для командировочных, работнику необходимо помнить что, на предприятии обычно действуют установленные лимиты расходов в командировке, которых работнику необходимо придерживаться.
Например, могут существовать различные ограничения в суммах затрат на командировку в зависимости от того куда направляется работник (внутри страны, области или заграницу). Так же часто можно встретить лимиты на компенсацию расходов при командировке для разных категорий сотрудников, которые обычно определяют их статус на предприятии. По видам транспорта, которые могут быть задействованы и билеты на различные по своему классу комфортности места.