В условиях современной жизни многие люди пользуются услугами отелей. Удобство данных услуг заключается в том, что приезжая в
чужой город, человек без лишних хлопот может остановиться на несколько дней или часов в отеле.Что такое чек отеля
В соответствии с действующим законодательством, отель должен предоставить постояльцу документ – чек отеля, подтверждающий проживание гости в определенный период времени и использование им иных услуг.
В бланке кассового чека должна быть указана следующая информация:
- данные постояльца;
- период проживания;
- стоимость проживания в отеле;
- контактные данные организации;
- полное наименование отеля.
Для чего нужен чек отеля?
Чек отеля необходим сотрудникам, которых организация отправляет в командировку на сутки и более, для отчетности по расходам. Если сотрудник оплачивает проживание из собственных средств, работодатель должен возместить расходы, после предоставления всех необходимых документов. Сотрудник компании должен проверять правильность данных, указанных в документах. При неправильном оформлении, наличии ошибок или опечаток, документ считается недействительным.
Если чек отеля оформлен неправильно или утерян, можно обратиться к администрации отеля, отправив запрос по телефону, почте или интернету, с просьбой отправить электронный вариант дубликата кассового чека отеля.
Также чек отеля может понадобиться в следующих случаях:
- сотрудник компании по каким-либо причинам не оформил необходимые документы, и сделать их уже невозможно;
- человек остановился в более дешевом отеле или у друзей, снимает квартиру или комнату;
- кассовые чеки отеля утеряны.
В случае возникновения необходимости, чеки отеля можно купить.
Особенности чеков отеля
Оформление кассовых чеков отеля должно выполняться в соответствии с действующим законодательством.
Существует два вида документов, подтверждающих проживание в отеле:
- первичные;
- вторичные.
К первичным документам относят бланк строгой отчетности, в котором должна содержаться следующая информация:
- наименование отеля;
- название организации;
- реквизиты и контактные данные;
- дата и время выдачи кассового чека;
- стоимость оказанных услуг;
- данные сотрудника, оформившего документ.
Группа вторичных документов должна предоставляться в бухгалтерию вместе с первичными документами. Эта документация не имеет строгой формы, имеет общую информацию о проживании гостя.
Такие документы имеют следующие данные:
- данные гостя;
- информация о времени и количестве дней, проведенных в отеле;
- общая стоимость проживания;
- стоимость номера в сутки;
- оказанные клиенту, дополнительные услуги.
Для своевременной компенсации денежных средств сотрудникам, отправленным организацией в командировку, необходимо предоставить в бухгалтерию весь необходимый пакет документов.
Чеки отеля и другие сопутствующие документы обязательно должны иметь точную и правильную информацию о времени нахождения постояльца в отеле и стоимости оказанных услуг. В противном случае сотрудник компании может иметь сложности при возврате командировочных денежных средств.