Для того чтобы отправить служащего в командировку руководителю, в соответствии с новым трудовым законодательством, необходимо издать приказ.
Такой приказ по закону должен храниться на протяжении 75 лет. Сотрудник, направляющийся в служебную поездку со своей стороны по возвращению должен предоставить служебную записку.
Отчетность о проведенной командировке
В служебной записке работник должен отразить срок фактического пребывания. Такая записка не привязана к определённой форме, а составляется в произвольном порядке. Помимо служебной записки в папке документов, предоставляемых работником должны быть документы или проездные билеты, подтверждающие использование транспортного средства. Если вдруг вы потеряли документы на проезд, то подтвердить сроки вашей командировки помогут документы о проживании в жилом помещении.
Документы о проживании легко получить в гостинице или отеле, в котором работник останавливался. Администрация гостиницы обязана выдать на руки второй экземпляр договора о проживании, который содержит в себе стоимость номера и период аренды. А заключается такой договор при въезде работника в забронированный номер. Помимо этого, если возникли трудности с договором, служащий может предоставить кассовый чек или бланк строгой отчётности, подтверждающий период его проживания.
Помимо служебной записки сотрудник должен предоставить руководителю авансовый отчёт, в котором указаны суммы, израсходованные в связи с командировкой. К авансовому отчёту прилагаются имеющиеся документы.
Предоставить этот пакет документов необходимо в течении трёх дней. В случае если служащий потратил меньшую сумму, чем было выдано изначально, разницу необходимо вернуть в кассу. При превышении лимита командировочных денег и предоставлении всех документов, которые являются основанием перерасхода, работнику возвращают потраченные из личного кармана деньги.
Выдача справки о направлении в командировку
Однако, если вам потребуется справка о том, что вы какое-то время находились в служебной поездке, то руководитель обязан вам выдать документ, подтверждающий срок вашего отсутствия по причине командировки. В этом документе не будут указаны цели отсутствия.
Ну, конечно, выглядит это все слишком хорошо, чтоб быть правдой. Зачастую, сотрудника долго мучают, гоняя из одного отдела во второй, а потом и в третий, находя какие-то незначительные или даже сомнительные поводы для непринятия пакета документов. А когда еще и вернуть потраченные деньги нужно, то тут вообще начинается что-то невообразимое. Ведь так тяжело расставаться с деньгами, когда есть замечательная отговорка, «Сам виноват, нечего было столько тратить!». Конечно, не все руководители такие, но встречаются экземпляры и похлеще!
В общем, итог печален! Руководителю достаточно издать приказ, для отправки вас в командировку, а вот вам придется попотеть и отдать дань бюрократии сполна. В крайнем случае, из этой статьи вы узнали, что представляет собой справка о направлении в командировку.