Отправляясь в поездку по работе или бизнесу человеку обязательно нужно собрать документы о затратах, чтобы потом получить компенсацию. Данные документы должны соответствовать требованиям государства. Поэтому нужно выяснить, какие квитанции из гостиницы подойдут.
Что заменило форму счета 3-Г?
В финансовый отчет входят только квитанции, которые гостиница разрабатывает самостоятельно. Это документ строгой отчетности. Ее реквизиты отражены в законах РФ. Этот закон вошел в силу в 2009 году.
В форме квитанции должна быть отражена стоимость номера, умноженная на количество суток проживания. А также в нее входит оплата всех услуг, которые были оказаны в гостинице.
Она выдается в 3 экземплярах:
- Одна для клиента, выдается при регистрации.
- Вторая идет с кассовым отчетом, который заполняется ежедневно.
- Третья сохраняется у администратора до выезда клиента из гостиницы.
Чтобы документация имела юридическую силу, необходимо правильно заполнить заявку на бронирование, анкету при регистрации в отеле (работник гостиницы обязан проконтролировать, насколько все заполнено без ошибок).
Если в документах будут ошибки, то не избежать неприятностей?
- Затруднит оплату командировочных.
- Если в гостинице были забыты вещи, то вернуть их будет очень трудно.
- Возможны конфликты между администрацией и гостем, если даты поселения или выезда были указаны неправильно.
Какие документы нужны для получения квитанции из гостиницы?
Помимо документов, подтверждающих личность, нужно при регистрации получить у администратора разрешение на поселение. Оно гарантирует получение чека при выселении из гостиницы.
Какие еще нужны документы из гостиницы?
Данные документы не являются обязательными, но заверят бухгалтерию в существовании гостиницы и в совершении финансовых операций:
- Копия свидетельства о регистрации отеля.
- Счет – фактура оформляется на юридическое лицо.
- Акт выполненных работ подтверждает, что гостиница оказывала услуги и постоялец ими доволен.
- Справка о предварительном бронировании номера (число номера, его категория, срок проживания в гостинице, личные данные клиента, в какой форме проходила оплата, реквизиты организации).
- Справка о наличии номеров с указанием цен на проживание.
- Прейскурант.
Все эти документы постоялец гостиницы должен попросить сам. Чаще всего они не требуются для оформления отчета о командировке. Но будет особенно обидно, если проехал 2000 км, а потом что-то потребует бухгалтерия. Лучше перестраховаться!
Проживание в квартире может быть удобнее и привычнее, но оформить все необходимые документы будет проблематично. Чтобы избежать неприятных ситуаций в бизнес поездках, стоит внимательно заполнить все документы при бронировании гостиницы, заселении и выезде из нее.
Тогда финансы не будут петь романсы!